Email-рассылки для НГО: как создавать привлекательные письма, которые будут читать?

Cодержание

Что должно быть в рассылке?
Как подготовить рассылку?
Сервисы для новостных рассылок
Визуал
Оцениваем отправленные рассылки
Как не попасть в спам

Для чего вообще нужны email-рассылки, когда вокруг столько других, более популярных каналов коммуникации?

Поделиться новостями? Прорекламировать событие? По факту, в рассылку можно поместить и обновления в вашей организации, и кампании, и призывы к действию — главное, чтобы информация была полезная и ориентированная на вашу аудиторию.

Сейчас рассылки могут быть тонкой веревочкой, связывающей организации с целевыми группами.

«Мы живы, мы действуем!» — транслируете вы через них.

Составляя рассылку, важно понимать потребности вашей аудиторию. Поэтому не стесняйтесь устраивать опросы: ссылку на гугл форму можно дать прямо в письме.

Полезно спрашивать: что нравится в рассылке, какие темы интересуют больше всего — а также запрашивать пожелания по контенту. Ведь если человек подписался на рассылку и открыл ее, значит ему действительно интересна деятельность вашей организации. В таком случае не стоит отвлекать его незначительными фактами: коммуницируйте только по делу.

Что должно быть в рассылке?

Если ваша рассылка — это не только афиша (или не афиша вовсе), тогда для нее удобно прописать рубрики.

Рассказывать можно, например, о местных сообществах, лучших практиках организации, возможностях, которые появляются в вашем поле деятельности, или предлагать принять участие в мероприятии / кампании.

Рубрикатор определяете индивидуально, в зависимости от особенностей вашей организации. Не бойтесь иногда его изменить или подстроиться под актуальные событие: если ваши новости сильно выбиваются из общей новостной повестки, можно их адаптировать.

Хороший рубрикатор – это скелет для контент-плана и идей.

Мы разложили схему, которая поможет придумать эффективные рубрики и избежать творческих заторов.

Как сделать рубрикатор?

Удобный способ – открыть Excel и начертить таблицу с тремя столбцами.

Тип рубрики может быть информационный, развлекательный, образовательный или продающий. Боль — это то, что волнует вашу целевую аудиторию, а в Идеях вы прописываете готовые идеи по решению “боли” вашей аудитории.

В рассылку лучше включить визуальный компонент — видео и картинки, которые будут поддерживать то, о чем говорится в рассылки.

Независимо от того, насколько «серьезными вещами» занимается ваша организация, вы должны позаботиться о читателе_нице, а именно упростить язык общения с аудиторией. Меньше формальностей, канцеляризмов в тексте, короткое овервью вначале и минимум воды — лучшее, что вы можете сделать с текстом, чтобы его прочитали.

Как подготовить рассылку?

Если включаете в рассылку новости организации, информацию о благотворительных кампаниях — тут все понятно: собираете и прописываете. Если вы хотите держать аудиторию в курсе мировых новостей по вашей сфере деятельности, то искать их можно в других рассылках, telegram-каналах — любых ресурсах, это не запрещено. Также можно запрашивать новости у людей: предложите поделиться с вами новостями, например, в telegram-канале.

Готовить рассылку можно командой, вместе искать, а затем согласовывать контент. Если значительных новостей не набралось или они противоречат актуальной повестке в стране или мире, лучше пропустить рассылку, чем выпустить неуместное письмо.

Советуем не публиковать новости, если:

они на религиозную или политическую тему (за исключением случаев, когда ваша деятельность с этим связана);
не удается проверить источник или он отсутствует;
призыв, содержащийся в них, может подвергать людей опасности;
предлагают конкурс с сомнительными призами;
не соответствуют политике организации.

Хороший кейс — подписывать рассылки именем реального человека, например, главреда ресурса или ответственного за PR организации. Это также поможет вам стать ближе к читателю_нице.

Не забывайте вдохновляться: насмотренность и начитанность помогут делать рассылки более адаптированными и эстетичными.

Сервисы для новостных рассылок

При выборе сервиса для создания рассылок, руководствуйтесь, в первую очередь, потребностями организации. У всех сервисов, которые мы предлагаем в статье, есть бесплатный тариф, который ограничивает количество контактов, которым можно отправить письмо, а также количество самих писем.

Mailchimp

несколько тарифных планов,
ограничения в бесплатной версии до 2000 контактов и 1000 отправленных писем,
понятный интерфейс на английском,
шаблоны адаптированы под мобильную версию,
можно сегментировать аудиторию.

SendPulse

несколько тарифных планов,
бесплатно предлагает до 500 контактов и 15000 писем,
интерфейс на русском языке,
нет возможности интеграции с Google Analytics и тестирования других инструментов.

GetResponse

премиум-функции можно использовать бесплатно до 30 дней,
4 платных тарифных плана,
интерфейс на русском языке,
лимит — 500 контактов,
скидки для благотворительных организаций и НКО.

Визуал

Как мы уже говорили, для лучшего UX рассылку необходимо сопроводить, как минимум, фото. Лучшие вариант — когда вы можете публиковать собственные фотографии, однако также можно брать их из бесплатных фотостоков, в которых можно найти изображение по очень широкому кругу тем.

Обратите внимание на:

Pexels. Фото и видео, скачанные с этого сайта, можно бесплатно использовать и редактировать. Ссылка на источник фото или фотографа не требуется, но приветствуется.
Unsplash. Все материалы можно также скачивать и использовать бесплатно в коммерческих и некоммерческих целях. Специального разрешения на использование не требуется, но указание авторства приветствуется.

Присмотритесь также к ресурсам Freepik, Flaticon, Sidesgo, Storyset, Wepik. Найти там можно не только фотографии, но и векторы, PSD-файлы с изображениями, иконки.

Оцениваем отправленные рассылки

Все инструменты для созданиях рассылок, о которых мы писали выше, дают возможность также проанализировать статистику. Посмотреть можно процент открытий, кликов, количество отписок и новых подписчиков_иц, а также наиболее кликабельные элементы в вашем письме.

Как не попасть в спам

Важно понимать, что процент открытий может стать намного ниже ожидаемого, потому что письмо попало в спам. И тому может быть несколько причин:

жалобы — пользователи_ницы сами помещают ваше письмо в спам;
поведение пользователей — меньше переходов по ссылкам;
некорректное оформление — невалидная HTML-структура письма;
изменчивость — различный объем рассылок, нерегулярность.

Как исправить ситуацию:

Проверяйте базу на неактивные контакты и ошибки.
Следите за качеством контента и тестируйте различные примеры вовлечения, если ваши рассылки перестали открывать.